Implementarea unei solutii software profesionale versus strategia privind resursele umane - 23 iulie 2008

Alocarea de bani pentru solutii profesionale de software este necesara, dar nu si suficienta, pentru o administratie publica eficienta, afirma Mary Niculae, Consultant Public Sector Solutions, din cadrul CG&GC, intr-un interviu acordat Portalului national de Administratie Publica.


Recomandarea consultantului pentru o administratie publica eficienta:
Etapa de analiza si evaluare (audit intern) + Etapa implementarii solutiilor software profesionale + existenta unei politici de resurse umane coerente si unitare care sa sustina implementarea si sa asigure eficienta actului administrativ. 
- Eficientizarea activitatii unei institutii sau companii este direct legata de informatizarea structurilor sale?
- Este incetatenita in randul administratiei publice ideea ca alocarea de resurse financiare pentru achizitionarea de solutii software performante va duce implicit la o eficientizare a acesteia. Deseori am fost intrebata de ce autoritatile administratiei publice nu devin eficiente, odata ce acorda bugete considerabile achizitiilor unor solutii software complexe, menite sa asigure managementul tuturor proceselor. Parerea mea este ca cei care au o astfel de abordare pierd din vedere un aspect important: administratia are nevoie de o viziune integrata asupra proiectelor destinate eficientizarii acesteia, atat pe termen scurt, cat si pe termen mediu si lung.

- Sa intelegem ca simpla alocare de fonduri pentru informatizarea unei institutii nu aduce automat si succesul acestui proces...
- Consider ca alocarea de resurse financiare pentru achizitionarea de solutii software este o conditie necesara, dar nu si suficienta, pentru ca aceasta sa devina eficienta. In viziunea mea, ca si consultant, pentru ca administratia si procesul administrativ sa fie viabile ar trebui reunite urmatoarele componente:

- o analiza riguroasa a activitatii organizatiei si a proceselor pe care aceasta le indeplineste si trebuie sa le indeplineasca;
- implementarea solutiilor software profesionale;
- o politica de resurse umane eficienta care sa sustina utilizatorii in adaptarea la noile metode (testare utilizare calculator la angajare, traininguri pentru angajati pentru folosirea solutiilor respective, etc).

- In ce consta, propriu-zis, analiza activitatii din cadrul institutiei?
- Nicio strategie investitionala pe acest segment nu trebuie pusa in aplicare pana nu se face din partea decidentului o analiza riguroasa a activitatii desfasurate in organizatie. Aceasta poate fi facuta sau intern, de catre institutia respectiva, sau de catre un consultant extern. Concret, se face o evaluare a tuturor proceselor care se doresc informatizate. Fara acesta activitate de evaluare, va fi extrem de dificil procesul de alegere a unei solutii potrivite. Aceasta activitate implica antrenarea tuturor departamnentelor si directiilor din cadrul institutiei. Consultantul extern sau auditorul intern, dupa caz, pregateste o echipa formata din specialisti cu experienta si expertiza in domeniile relevante: contabilitate, financiar, fiscalitate, achizitii publice, management tehnic etc. Analiza foloseste metoda interviului si sau metoda chestionarului care trebuie completate cu acuratete. In functie de marimea organizatiei, aceasta etapa dureaza de la cateva zile, la cateva saptamani. Rezultatul se concretizeaza intr-un raport care va indica "setarea solutiei software".

- Ce presupune exploatarea corecta a unei solutii software pe termen mediu si lung?
- In corelatie cu aceasta analiza, trebuie tratat aspectul legat de resursele umane. Nicio solutie software nu este viabila, fara personal calificat. Procesul de recrutare sau cel de evaluare, dupa caz, trebuie sa tina seama de existenta unor abilitati destinate utilizarii unor astfel de instrumente complexe. Am remarcat ca la acest moment se pune accent pe obtinerea certificatului recunoscut la nivel european ECDL, dar acesta este necesar pentru utilizarea stricta a computerului. Exploatarea unei solutii software profesionale impune intelegerea fenomentului economic, urmarirea rezultatului, realizarea controlling-ului, fluidizarea informatiei, pentru o decizie fundamentata.

- Ce trebuie avut in vedere cand decidem sa implementam o solutie software complexa?
- In primul rand, trebuie facuta cu atentie alegerea consultantului. Consultantul este foarte important in realizarea proiectului deoarece acesta poate sa va ofere o solutie viabila sau una mai putin potrivita necesitatilor organizatiei dumneavoastra. De preferat este ca acest consultant sa aiba o experienta relevanta in domeniu pe acelasi tip de solutii, adica sa mai fi implementat astfel de solutii in administratia publica. Trebuie sa va asigurati de asemenea ca acest consultant are si capacitatea de "trainer", deoarece trebuie sa fie capabil sa tina cursuri despre sistemul implementat, angajatilor din organizatia dvs.
- In al doilea rand, implicarea organizatiei intr-un astfel de proiect este esentiala. Asa cum am mai spus, un sistem software performant, fara oameni instruiti sa il foloseasca, este ineficient.
- In fine, este necesar sa existe doi manageri de proiect: unul din partea consultantului, pentru implementare, unul din partea institutiei, care sa participe activ la acest proiect si sa inteleaga mecanismele interne ale implementarii, astfel incat sa poata actiona prompt pentru angrenarea tuturor factorilor implicati si coordonarea acestora. Un astfel de model va asigura in mod cert succesul si eficientizarea organizatiei.

Dat fiind ca am initiat aceasta discutie ca o provocare pentru noi idei si solutii, mi-ar face o deosebita placere sa discut cu cititorii si sa dezbatem aceasta problema. Astept sugestii, comentarii la adresa mea de e-mail: Această adresă de e-mail este protejată de spamboţi; aveţi nevoie de activarea JavaScript-ului pentru a o vizualiza si va asigur in acelasi timp de raspunsul meu prompt.